Note legali
Informativa privacy per gli utenti della piattaforma
Come BIOSPA tratta i dati di chi usa la piattaforma Ensei, compreso l'uso dell'Energy Manager virtuale.
Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) per chi accede a Ensei come Utente di un’organizzazione cliente. Le parole con l’iniziale maiuscola hanno il significato dato nei Termini di servizio.
Chi tratta i dati e con quale ruolo
Titolare: BIOSPA S.r.l., Via dei Volsci 87/A, 04100 Latina (LT), P.IVA 02907400598, PEC [email protected], email per le richieste privacy [email protected].
BIOSPA ha due ruoli diversi.
- È titolare dei dati che servono a gestire l’account, gli accessi, la sicurezza, l’assistenza e l’addebito del servizio. Sono i trattamenti della prima tabella.
- È responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) per conto del Cliente per tutto ciò che l’Utente inserisce o consulta nel servizio: dati di impianti e bollette, documenti, conversazioni con l’Energy Manager virtuale, note e allegati. Per questi trattamenti il titolare è il Cliente, che ne stabilisce finalità e regole e ne informa i propri Utenti; BIOSPA li tratta solo secondo le sue istruzioni e l’accordo sul trattamento dei dati allegato al contratto. La seconda tabella li descrive per trasparenza.
BIOSPA non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), perché per la sua attività non è obbligatorio (art. 37 GDPR).
Da dove vengono i dati
Nome, email, ruolo e organizzazione li inserisce l’amministratore del Cliente quando crea l’account dell’Utente. Gli altri dati li fornisce l’Utente usando il servizio o li genera il servizio stesso (per esempio i registri degli accessi).
Trattamenti di cui BIOSPA è titolare
| Dati | Perché | Base giuridica | Per quanto |
|---|---|---|---|
| Nome, email, username, ruolo, organizzazione | creare l’account, far accedere l’Utente, assegnare i permessi decisi dal Cliente | legittimo interesse di BIOSPA a eseguire il contratto con il Cliente e a gestire gli accessi in modo sicuro (art. 6.1.f) | durata dell’account, poi 30 giorni |
| Foto profilo, se l’Utente la carica | mostrarla nell’app accanto al nome dell’Utente | consenso, che l’Utente revoca rimuovendo la foto (art. 6.1.a) | finché l’Utente non la rimuove o l’account non viene chiuso |
| Numero di cellulare e canali scelti per le notifiche, se l’Utente li indica | mandare all’Utente per email, SMS o WhatsApp le notifiche che ha scelto e verificare il numero con un codice | consenso, che l’Utente revoca spegnendo il canale o rimuovendo il numero (art. 6.1.a) | finché l’Utente non rimuove il numero o l’account non viene chiuso |
| Indirizzo IP, browser, data e ora delle richieste | sicurezza, prevenzione degli abusi, diagnosi dei guasti | legittimo interesse alla sicurezza del servizio (art. 6.1.f) | 90 giorni, salvo che servano per accertare un incidente in corso |
| Segnalazioni inviate allo staff (testo, nota vocale, schermata, pagina, browser) e richieste di assistenza | rispondere e correggere i problemi | legittimo interesse a prestare l’assistenza prevista dal contratto con il Cliente (art. 6.1.f) | 90 giorni dalla chiusura della segnalazione |
| Consumo dell’assistente (numero di richieste, costo) | addebitare al Cliente il credito mensile | legittimo interesse a fatturare il servizio (art. 6.1.f); obbligo di conservare i documenti contabili (art. 6.1.c, art. 2220 c.c.) | 10 anni per i dati che entrano nella fatturazione |
Trattamenti svolti per conto del Cliente
| Dati | Perché | Per quanto |
|---|---|---|
| Domande, allegati e note vocali inviati all’Energy Manager virtuale, preferenze di lavoro che l’assistente ricorda | rispondere alle domande dell’Utente | 12 mesi o fino alla cancellazione della conversazione, se precedente |
| Dati di impianti, bollette e documenti consultati o caricati dall’Utente, con il suo nome come autore | erogare il servizio acquistato dal Cliente | durata del contratto con il Cliente, poi come previsto dai Termini (art. 15) |
Per l’esercizio dei diritti su questi dati l’Utente può rivolgersi al Cliente oppure a BIOSPA, che inoltra la richiesta al Cliente senza ritardo.
Le copie di backup di tutti i dati si sovrascrivono a ciclo e sono cancellate al più tardi entro 6 mesi.
Non ci sono decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producono effetti giuridici sull’Utente (art. 22 GDPR). Non si fa profilazione a fini commerciali.
Energy Manager virtuale
L’Energy Manager virtuale è un sistema di intelligenza artificiale: chi lo usa parla con una macchina, non con una persona. Usa modelli linguistici di un fornitore terzo (sub-responsabili), al quale invia la domanda, gli allegati e i dati dell’impianto necessari a rispondere. BIOSPA usa questi servizi solo a condizioni contrattuali che escludono l’uso dei dati per addestrare i modelli del fornitore. Le risposte possono contenere errori e non sostituiscono il parere di un professionista.
Foto profilo
È facoltativa, e chi non la carica vede le proprie iniziali. Prima di salvarla Ensei la ritaglia in un quadrato piccolo e la ricodifica, quindi del file originale resta solo l’immagine. Spariscono i dati che le foto del telefono portano con sé, come la posizione, il modello del telefono e la data dello scatto. La foto è visibile solo all’Utente; se in futuro diventerà visibile ad altri Utenti della stessa organizzazione, l’Utente verrà avvisato prima. La foto non viene usata per riconoscere l’Utente né inviata all’Energy Manager virtuale. L’Utente la cambia o la rimuove quando vuole dalla pagina Il mio profilo, e rimuovendola il file viene cancellato. La revoca del consenso non rende illecito l’uso fatto prima.
Notifiche fuori dall’app
Sono facoltative. Finché l’Utente non sceglie diversamente, le notifiche restano nell’app. Dalla pagina Il mio profilo l’Utente decide quali notifiche ricevere per email, SMS o WhatsApp e, per gli allarmi, da quale gravità in su. Le email arrivano all’indirizzo dell’account. Il cellulare vale solo dopo la verifica con un codice inviato al numero, e del codice Ensei conserva solo un’impronta che scade dopo 10 minuti. Per consegnare SMS e messaggi WhatsApp, il numero e il testo della notifica passano al fornitore che li recapita (sub-responsabili) e, per WhatsApp, anche a Meta, che gestisce il servizio. Rimuovendo il numero, SMS e WhatsApp si spengono e il numero viene cancellato.
Microfono
Il browser lo chiede solo quando l’Utente registra una nota vocale o parla con l’assistente. L’audio viene trascritto e, nella chat, non viene conservato. Le note vocali allegate alle segnalazioni restano con la segnalazione per il tempo indicato sopra.
Mappe
Le mappe dei siti caricano le immagini da OpenStreetMap ed Esri. Per scaricarle il browser comunica a questi servizi l’indirizzo IP dell’Utente, che lo trattano secondo le proprie informative come titolari autonomi. Non ricevono altri dati.
Collegamento ad assistenti esterni
Se il Cliente lo consente, l’Utente può collegare Ensei a un assistente di intelligenza artificiale di cui ha già un account (per esempio Claude o ChatGPT), per interrogare i dati del servizio con i propri permessi. Il collegamento si attiva solo per scelta dell’Utente e si può revocare in qualsiasi momento. I dati richiesti arrivano al fornitore dell’assistente, che li tratta secondo il contratto e l’informativa che l’Utente o il Cliente hanno con lui: quel fornitore non è un sub-responsabile di BIOSPA.
A chi vanno i dati
Al personale di BIOSPA autorizzato e istruito; ai fornitori che aiutano BIOSPA a erogare il servizio (sub-responsabili), vincolati da un accordo sul trattamento dei dati; al Cliente per cui l’Utente lavora, per le informazioni che gli spettano come titolare (per esempio l’elenco dei suoi Utenti); a consulenti tenuti al segreto professionale e alle autorità, quando la legge lo impone. I dati non vengono venduti né ceduti per fini commerciali.
Fuori dall’Unione europea
I fornitori di hosting, posta e intelligenza artificiale hanno sede nell’Unione europea e conservano i dati in Unione europea. Le immagini satellitari delle mappe vengono da Esri (Stati Uniti), che riceve solo l’indirizzo IP del browser; Esri aderisce all’EU-U.S. Data Privacy Framework (Esri Trust Center), riconosciuto adeguato dalla Commissione europea (art. 45 GDPR). OpenStreetMap Foundation ha sede nel Regno Unito, anch’esso oggetto di una decisione di adeguatezza.
Diritti
L’Utente può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità dei dati, nei casi previsti dagli artt. 15-22 GDPR, e opporsi in qualsiasi momento ai trattamenti basati sul legittimo interesse per motivi legati alla sua situazione particolare. Può revocare il consenso dato per la foto profilo rimuovendola, e quello per le notifiche fuori dall’app spegnendo il canale o rimuovendo il numero. Basta scrivere a [email protected] o alla PEC indicata sopra: BIOSPA risponde entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi complessi (art. 12 GDPR), e può chiedere informazioni per verificare l’identità di chi scrive.
Se ritiene che il trattamento violi il GDPR, l’Utente può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo del Paese dell’Unione in cui vive o lavora.
Obbligo di fornire i dati
Nome ed email servono per avere un account; senza, non si può accedere. La foto profilo e il numero di cellulare sono facoltativi.
Aggiornamenti
Questa informativa è in vigore dal 15 novembre 2026. Le modifiche importanti vengono segnalate nell’app prima di entrare in vigore; le versioni precedenti restano nell’archivio delle versioni.